Program magazynowy, to jeden z głównych elementów sklepu internetowego? Czy jest niezbędny? Czy można prowadzić handel elektroniczny bez systemu magazynowego? Zastanówmy się. Jeżeli zadajecie sobie tego rodzaju pytania, to spróbujmy przejrzeć jego funkcje. A jeżeli okaże się, że zasadne jest jego posiadanie, pomyślmy czym kierować się przy jego wyborze.
Program magazynowy – czy jest niezbędny?
Startując ze sprzedażą elektroniczną wcześniej czy później czeka nas odpowiedź na pytanie, czy program do obsługi magazynu jest nam potrzebny. Są to niewątpliwie dylematy, które pojawiają się na początku działalności. Najczęściej wydaje się, że można się bez niego obejść. Tym bardziej, że początki są takie, że towar trzymany jest w domu i wszystko wydaje się pod kontrolą. Jednak wraz ze wzrostem sprzedaży, poszerzaniem asortymentu, brak właściwego systemu do magazynowania, wcześniej czy później, zacznie nam stwarzać problemy. Rzecz w tym, że rozwój każdej firmy, wiąże się z uporządkowaniem towaru i pewnością, że wiemy, jak wyglądają nasze stany magazynowe. Warto też wiedzieć, że programy magazynowe oferują zintegrowaną platformę z naszym sklepem internetowym. Ale nie tylko. Istnieje też możliwość konsolidacji z popularnymi systemami handlowymi. Niewątpliwie dużo łatwiej jest podjąć taką decyzję na początku naszej działalności, czyli wtedy, kiedy teoretycznie wydaje nam się to zbędne. Jeżeli jeszcze weźmiemy pod uwagę, że następuje szybki wzrost zainteresowania produktami, oferowanymi przez nasz sklep, sytuacja z kontrolą stanów magazynowych, będzie nam niewątpliwie ciążyć.
Nieco w inny sposób podchodzi się do tego zagadnienia, jeżeli wysyłka towaru przeniesiona jest na dostawcę. Tak funkcjonuje model sprzedaży, zwany dropshippingiem. Rzeczywiście wtedy program magazynowy nie będzie nam potrzebny. Podobnie, jeżeli nasz model sprzedaży polega na tym, że polecamy listę dostawców, a towar zamawiamy w hurtowni lub bezpośrednio u dystrybutora. Ma to swoje zalety, ale jest to temat na inny artykuł. Program nie będzie nam potrzebny również wtedy, kiedy korzystamy z popularnego outsourcingu usług logistycznych. Towar wtedy magazynowany jest w innym miejscu i firmy, które świadczą tego typu usługi, posiadają już zintegrowany system z naszym sklepem.
Pełna wersja magazynu, czy ograniczona?
Jeżeli przekonaliśmy się do tego, że program magazynowy jest niezbędny, to kolejnym krokiem będzie odpowiedź na pytanie, czy decydujemy się na płatny, czy może jednak darmowy. Na rynku jest wiele darmowych ofert w tym zakresie, możemy więc je przejrzeć i sprawdzić jak działają. Będą nas tutaj przede wszystkim interesowały możliwości takiego programu i ewentualne ograniczenia, które darmowy pakiet wprowadza. Konieczna jest w tym wypadku analiza naszych potrzeb. Dobrze jest też sprawdzić, ile nas będzie kosztować przejście na wersję płatną. To jednak nie wszystko, ponieważ wraz z rozwojem handlu elektronicznego, pojawiają się nowe rozwiązania, które tego rodzaju programu uwzględniają poprzez aktualizacje. Dlatego musimy w tym wypadku mieć pewność, że firma, która wypuściła na rynek darmowy program magazynowy, nadal istnieje i czy pracuje nad ulepszaniem swojego produktu. Nie trzeba dodawać, że darmowa wersja będzie dla nas formą przetestowania wielu funkcji i ewentualnie miała wpływ na zakup pełnej wersji.
Na co zwrócić uwagę, decydując się na program do magazynu?
Postaramy się zwrócić uwagę na niezbędne, podstawowe funkcje, które są fundamentem sprawnego programu do obsługi sklepu internetowego. Oto one:
- Dobrze będzie, jeżeli program ma możliwość zintegrowania się z naszym sklepem. Dzięki temu nie będziemy musieli wykonywać dodatkowej pracy, ściągając ze stanu sprzedane produkty. Integralność sprawi, że na bieżąco nasze stany magazynowe będą aktualizowane
- Uzupełnianie zapasów. Jest to moduł, który będzie nas automatycznie informował o niskich stanach magazynowych. Owszem, sprawdza się on w sytuacji, kiedy towarów mamy sporo w sklepie. Pamiętać jednak musimy, że nasz sklep będzie się rozwijał i taka funkcja będzie nam potrzebna. Dzięki niej sprawniej będziemy zamawiać brakujące towary u dostawcy.
- Jeżeli prowadzimy jednocześnie sprzedaż internetową i stacjonarną, to warto i pod tym kątem mieć zintegrowany program magazynowy
- Program powinien zawierać możliwość wystawiania takich dokumentów, jak przyjęcie zewnętrzne (PZ), wydanie z magazynu (WZ), przyjęcie wewnętrzne do magazynu (PW), czy rozchód wewnętrzny (RW)
- Dużym ułatwieniem będzie dokładna inwentaryzacja z poziomu programu magazynowego
- W przypadku, kiedy działamy na dużą skalę i posiadamy zatem duży magazyn/y warto mieć w programie możliwość namierzania konkretnych produktów. Fizyczna lokalizacja pozwala na szybką orientację w obszernym magazynie.
